AI en subsidies: technologie in balans met menselijke expertise

Veel founders denken dat subsidies vooral om papierwerk draaien. In werkelijkheid gaat het veel meer over positionering en uitvoering. In deze aflevering van de Innovantage-podcast spreekt host en Sigli’s CBDO, Max Golikov, met Jonathan Spruytte, Senior Manager Grants & Incentives bij KPMG België.

Veel founders denken dat subsidies vooral om papierwerk draaien. In werkelijkheid gaat het veel meer over positionering en uitvoering. In deze aflevering van de Innovantage-podcast spreekt host en Sigli’s CBDO, Max Golikov, met Jonathan Spruytte, Senior Manager Grants & Incentives bij KPMG België.

Met eerdere ervaring bij EY en een onderzoeksachtergrond aan de Universiteit Gent helpt Jonathan organisaties bij het binnenhalen van Belgische en Europese financiering via een gestructureerde subsidiestrategie en sterke subsidieaanvragen.

Hij heeft een brede achtergrond in zowel technologie als de academische wereld. Tijdens zijn PhD in computerwetenschappen onderzocht Jonathan de impact van Europese wetgeving op technologie. Zijn onderzoek omvatte haalbaarheidsstudies naar initiatieven zoals EU-brede roaming en opkomende technologieën zoals 5G op treinen. Daarbij richtte hij zich zowel op technische prestaties als op economische gevolgen.

Aanvankelijk overwoog Jonathan een academische carrière. Later maakte hij echter de overstap naar grant writing, waar hij zijn analytische vaardigheden nu kan inzetten in uiteenlopende sectoren en technologieën.

Wat consultancybedrijven eigenlijk doen

Consultancybedrijven bieden een breed scala aan diensten aan organisaties van elke omvang, van multinationals tot kleine startups. Bedrijven zoals de Big Four staan vooral bekend om audit, tax en legal services. Hun expertise reikt echter veel verder dan dat.

Hun doel is om bedrijven te helpen innoveren en competitief te blijven in de markt. Dat kan gaan van strategisch advies en operationele optimalisatie tot gespecialiseerde trajecten zoals grant writing.

Binnen consultancyorganisaties zoals KPMG werken gespecialiseerde technische teams met diepgaande expertise in uiteenlopende technologieën. In België werken deze teams bijvoorbeeld vaak met platformen zoals Microsoft en O2. Zij helpen bedrijven om bestaande oplossingen effectief te implementeren en begeleiden klanten bij het kiezen van de juiste technologieën voor specifieke businessuitdagingen.

Consultancybedrijven houden zich doorgaans niet bezig met fundamenteel onderzoek of productontwikkeling. Ze richten zich op het toepassen van bewezen technologische oplossingen binnen bedrijven en het afstemmen daarvan op praktische noden.

Hoe grant writing werkt

Grant writing binnen consultancy gaat veel verder dan gewoon formulieren invullen. Het proces begint met het begrijpen van de klant. Het is essentieel om te luisteren naar de geplande activiteiten van het bedrijf, de uitdagingen te identificeren en in kaart te brengen hoe subsidies kunnen helpen om die te overwinnen.

De volgende stap is de voorbereiding van de subsidieaanvraag zelf. Die omvat het selecteren van het juiste subsidieprogramma, het verzamelen van de nodige informatie, het schrijven van de aanvraag en het indienen ervan. Ook na de indiening ondersteunen consultants vaak bij rapportering en doorlopende compliance.

Consultancybedrijven werken met organisaties van elke omvang. Kleinere teams en startups profiteren van nauwe samenwerking met founders. Grotere bedrijven, waaronder multinationals, krijgen meestal ondersteuning op specialistische of nicheonderwerpen.

Bent u eigenlijk wel subsidie-klaar?

Om te bepalen of een bedrijf klaar is voor subsidies, is het nodig om inzicht te krijgen in de plannen op korte en middellange termijn, meestal voor de komende zes tot vierentwintig maanden. De focus ligt op het identificeren van de belangrijkste uitdagingen en op de vraag of subsidies kunnen helpen om die aan te pakken.

Het is natuurlijk ook mogelijk om eerst naar beschikbare subsidies te kijken en daar vervolgens projecten bij te zoeken. Die aanpak leidt er vaak toe dat bedrijven opportuniteiten najagen die buiten hun kernfocus liggen. Voor startups is dat een risicovolle strategie, omdat zij trouw moeten blijven aan hun eigen traject. Grotere bedrijven hebben meestal wat meer flexibiliteit, maar startups moeten hun strategische richting vooropstellen.

Subsidiegereedheid hangt ook af van de context en noden van een bedrijf. In research en development moet een organisatie zich bijvoorbeeld afvragen of er concrete projecten voor de komende jaren gepland zijn en of externe financiering daadwerkelijk nodig is.

Als een bedrijf recent veel kapitaal heeft opgehaald, kan de tijd en inspanning die een subsidieaanvraag vraagt zwaarder wegen dan het potentiële financiële voordeel.

Innovatie en subsidies op elkaar afstemmen

De relatie tussen innovatie en financiering werkt in twee richtingen.

Bij regionale subsidies is de aanpak meestal company-driven: bedrijven identificeren hun eigen uitdagingen en zoeken vervolgens subsidies die kunnen helpen die te overwinnen. In zulke gevallen komt innovatie dus meestal eerst, en dienen subsidies als ondersteuning van bestaande plannen en projecten.

Bij Europese financiering werkt het vaak omgekeerd. Programma’s van de Europese Commissie bepalen prioritaire thema’s, zoals cybersecurity, defensietechnologie of duurzaamheid, en zetten subsidies in om bedrijven te stimuleren zich op deze strategische doelstellingen te richten.

Waar uw subsidiestrategie moet starten

De ontwikkeling van een subsidiestrategie begint meestal met eerste gesprekken om doelstellingen te verduidelijken. Daarna volgen interactieve workshops of interviews om de gedetailleerde informatie te verzamelen die nodig is voor een sterke aanvraag.

De eerste meeting draait meestal om een hoog-over beeld van het bedrijf: de oorsprong, de doelstellingen en de marktcontext.

Daarna volgen diepgaandere gesprekken over specifieke onderdelen van de organisatie. Eén sessie gaat in op de commerciële kant, zoals pricing, marktstrategie en salesaanpak. Een andere sessie richt zich op de technische kant: wat het bedrijf precies wil ontwikkelen en hoe het dat wil doen.

Na deze gesprekken begint het subsidieteam met het uitwerken van het voorstel. Tijdens die fase ontvangt het bedrijf meestal tussentijdse updates.

Wanneer een eerste versie voor ongeveer 90% à 95% klaar is, reviewen founders het document in detail en geven zij feedback op inhoud, accenten en formulering. Zo wordt gewaarborgd dat het einddocument de visie en strategie van het bedrijf correct weerspiegelt.

In totaal ligt de tijdsinvestering van founders meestal rond de 20 uur. Consultancybedrijven investeren daarachter vaak een veelvoud van die tijd om tot een indieningsklare propositie te komen.

Voor standaard ontwikkelprojecten duurt de schrijffase gemiddeld ongeveer drie maanden. Daarbovenop komt een evaluatiefase van vergelijkbare duur. Van begin tot eind neemt het totale proces daardoor meestal vijf tot zes maanden in beslag.

Werken met ervaren consultants verhoogt de slaagkans aanzienlijk. Wanneer projecten op basis van een success fee worden begeleid, waarbij betaling afhangt van goedkeuring, lopen die succespercentages vaak op tot 95%.

Bedrijven die subsidieaanvragen zelf schrijven, hebben vaak te maken met langere doorlooptijden, soms tot negen maanden, en lagere kansen op goedkeuring.

Echte succesverhalen rond subsidies

Succesvolle subsidieprojecten combineren vaak innovatieve ideeën met de juiste mix van vaardigheden en uitvoeringskracht. Voorbeelden zijn onder meer:

• het gebruik van computer vision in robotchirurgie om trainingsprocedures te automatiseren
• vroege detectie van biomarkers in de oftalmologie
• slimme voetbalschoenen die veldomstandigheden monitoren
• systemen om de houdbaarheid van aardappelen te volgen

Elk van deze projecten bracht een uniek innovatief element, maar het succes hing net zo sterk af van het vermogen van founders om het idee naar de markt te brengen.

Subsidies zijn het meest effectief wanneer het projectteam over de juiste expertise en connecties beschikt. Een project rond robotchirurgie vereist bijvoorbeeld niet alleen IT-kennis, maar ook toegang tot medische expertise en ziekenhuisnetwerken.

Wanneer projecten er goed uitzien op papier, maar in de praktijk niet werken

Niet elk project dat op het eerste gezicht veelbelovend lijkt, wordt ook een succes. Ervaren subsidieconsultants kunnen vaak snel inschatten of een bedrijf het probleem echt begrijpt, of slechts een aantrekkelijk idee nastreeft zonder de volledige context te kennen. In vroege gesprekken wordt meestal al duidelijk of het team het probleem bij potentiële klanten heeft gevalideerd en of de juiste expertise aanwezig is.

Consultants stellen gedetailleerde en soms uitdagende vragen om het bedrijf en het project echt te doorgronden. Vertrouwen opbouwen is daarin essentieel. Founders moeten zich comfortabel voelen om gevoelige informatie te delen en diepgaande vragen te beantwoorden.

Die persoonlijke dimensie speelt ook een rol tijdens de evaluatie. Bedrijven die hun project aan beoordelaars presenteren, moeten overtuigend kunnen communiceren, vooral bij risicovollere Europese subsidies waar pitchvaardigheden doorslaggevend kunnen zijn.

Volgens Jonathan delen bedrijven die structureel subsidies binnenhalen en succesvol zijn meestal vier kenmerken:

• Innovatie: ze hebben een sterk idee dat opvalt en potentieel veel impact heeft
• Marktpotentieel: ze kunnen het idee verkopen en schalen; het product of de dienst moet een echte marktvraag invullen
• Expertise: ze beschikken over het juiste team met de nodige technische en domeinspecifieke kennis
• Financiële gereedheid: subsidies helpen, maar extra financiering is vaak nodig om producten te ontwikkelen, de markt te betreden en groei vast te houden

Waarom grant writing uitbesteden?

Op het eerste gezicht lijkt grant writing misschien een taak die iedereen die goed kan schrijven wel aankan. Toch kent dit werk specifieke regels en vereisten die om een gespecialiseerde aanpak vragen.

Subsidietrajecten gaan gepaard met complexe regelgeving, specifieke criteria en genuanceerde verwachtingen. Ervaren consultants kennen die spelregels, kunnen efficiënt omgaan met open vragen en bieden begeleiding op basis van dagelijkse praktijkervaring.

Daarnaast kost het schrijven van een sterke subsidieaanvraag veel tijd. Door dit uit te besteden, kunnen founders meer aandacht geven aan hun kernactiviteiten.

Menselijke factoren in grant writing

Volgens Jonathan wordt een sterk grant writing-team altijd versterkt door nieuwsgierigheid en een probleemoplossende mindset. Experts komen vaak uit uiteenlopende achtergronden, waaronder technologie, economie, business en andere vakgebieden.

Effectieve grant writing vraagt om het analyseren van complexe concepten en het vertalen daarvan naar begrijpelijke inhoud voor een bredere doelgroep. Schrijfvaardigheid is essentieel, maar hetzelfde geldt voor het vermogen om snel uiteenlopende onderwerpen te doorgronden. Daarnaast is inzicht in de economische kant van een project en het opbouwen van een overtuigende businesscase onmisbaar.

Veel teamleden komen uit de academische wereld. Toch verschilt dit werk duidelijk van traditioneel academisch schrijven. Het vraagt om het vermogen om technische ideeën te vertalen naar een verhaal dat beoordelaars overtuigt.

AI in de subsidie-workflow

Artificial intelligence is een praktisch hulpmiddel geworden binnen het grant writing-proces. Toch kan het niet worden gezien als vervanging van menselijke expertise. AI helpt workflows te stroomlijnen en efficiëntie te verhogen, waardoor consultants sneller hoogwaardige voorstellen kunnen opleveren terwijl de kosten beheersbaar blijven.

Op dit moment wordt AI vooral gebruikt als procestool. Het helpt bij het structureren van informatie, het identificeren van kernobjectieven en het analyseren van technische uitdagingen. AI genereert dus niet simpelweg tekst voor subsidieaanvragen. Het kan ook fungeren als sparringpartner bij het afbakenen van problemen en het aanscherpen van de verhaallijn van de aanvraag.

Jonathan benadrukte dat AI-gegenereerde drafts binnen hun organisatie nooit zonder review worden gebruikt. Elk stuk wordt herschreven en verfijnd door het team. Meestal kijkt minstens een tweede teamlid mee naar elk voorstel.

Versnelling van het schrijfproces is bovendien niet de enige toepassing van AI in dit domein.

De afgelopen jaren brengen veel klanten ook zelf AI-gegenereerde documentatie mee. Sommige van die stukken vormen een bruikbaar startpunt, maar vaak missen ze de specificiteit en helderheid die nodig zijn voor een succesvolle aanvraag.

Daardoor worden eerste meetings soms minder productief, omdat het team extra tijd moet investeren om te achterhalen wat er daadwerkelijk gepland is.

Er zijn ook situaties waarin AI-gegenereerde inhoud een project verkeerd weergeeft. Een klant kan bijvoorbeeld een draft aanleveren met functionaliteiten of doelstellingen die door AI zijn voorgesteld, maar die niet overeenkomen met de echte intenties van het bedrijf.

Verborgen risico’s van AI-voorstellen

Zelfs bij AI-gegenereerde content blijft menselijk oordeel essentieel. Consultants kunnen vaak herkennen wanneer een document door AI is opgesteld. Startups produceren zelden uit zichzelf lange documenten van meerdere pagina’s. Zulke stukken wijzen vaak op AI-ondersteuning.

AI kan geen genuanceerd begrip vervangen van de doelstellingen, twijfels en strategische afwegingen van een klant. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor juistheid ligt bij het bedrijf en de founders. Subsidieconsultants vertalen een probleem naar een voorstel, maar zijn sterk afhankelijk van de expertise van de klant, vooral in specialistische sectoren. Consultants kunnen bijvoorbeeld IT of algemene processen goed begrijpen, maar in sectoren zoals voedselproductie moeten zij vertrouwen op de kennis van founders over industriële praktijken.

Dat creëert ook een risico. AI-gegenereerde of zelfs door klanten voorbereide content kan subtiele onjuistheden bevatten. Consultants proberen informatie waar mogelijk te verifiëren, maar sommige details kunnen toch door de mazen van het net glippen.

Die uitdaging wordt nog groter bij innovatieve projecten. Juist omdat zulke projecten nieuwe problemen aanpakken en er geen precedent bestaat, blijft haalbaarheid per definitie onzeker.

Is AI geschikt voor elk project?

AI maakt steeds vaker deel uit van subsidiegerelateerde projecten, maar vormt zelden de kern van de innovatie. Vaak is het vooral een hulpmiddel om een specifiek probleem op te lossen.

Jonathan merkt op dat de focus in de afgelopen jaren is verschoven van het zelf ontwikkelen van AI-modellen naar het toepassen van bestaande architecturen in concrete use cases. De echte innovatie zit vaak in de manier waarop bedrijven data structureren en beheren, AI in workflows integreren en oplossingen ontwerpen die deze tools effectief inzetten.

Het AI-model zelf is dus slechts één onderdeel van een breder systeem.

Tegelijk geldt dat, naarmate AI meer taken automatiseert, bedrijven nog steeds gekwalificeerde mensen nodig hebben om modellen te beheren, datakwaliteit te bewaken en in te grijpen wanneer er iets misloopt.

Toekomstige AI-gedreven workflows zullen waarschijnlijk bestaan uit een combinatie van automatisering en human-in-the-loop-systemen. Dat zal nieuwe rollen creëren voor mensen die AI-uitkomsten beheren en interpreteren.

Innovatietrends om in de gaten te houden

Innovatie leeft in vrijwel iedere sector, van medische technologie en biosciences tot food, logistiek en manufacturing. Volgens Jonathan lijkt geen enkele industrie echt te vertragen, en versnelt de instroom van AI-gedreven oplossingen het tempo alleen maar verder.

Nieuwe problemen en nieuwe kansen vormen een vruchtbare bodem voor startups en gevestigde bedrijven. We zien voortdurend nieuwe uitdagingen ontstaan, en daarmee ook nieuwe rollen, producten en projecten.

Benieuwd naar meer? Blijf luisteren voor nieuwe inzichten van experts uit de sector. Mis de volgende afleveringen van de Innovantage-podcast niet, waarin we innovatie en de trends die de toekomst van technologie en business vormgeven verder verkennen.