Business Strategy & Growth
April 6, 2026
11 min leestijd
Veel founders denken dat subsidies vooral draaien om papierwerk. In werkelijkheid gaat het veel meer over positionering, strategie en uitvoering. In deze aflevering van de Innovantage-podcast gaat host en Sigli’s CBDO, Max Golikov, in gesprek met Jonathan Spruytte, Senior Manager Grants & Incentives bij KPMG België.
Met eerdere ervaring bij EY en een onderzoeksachtergrond aan de Universiteit Gent helpt Jonathan organisaties om Belgische en Europese financiering binnen te halen, via een doordachte subsidiestrategie en sterke subsidieaanvragen.
Hij heeft een brede achtergrond in technologie en de academische wereld. Tijdens zijn doctoraat in de computerwetenschappen onderzocht Jonathan de impact van Europese wetgeving op technologie. Zijn onderzoek omvatte haalbaarheidsstudies rond initiatieven zoals EU-brede roaming en opkomende technologieën zoals 5G op treinen. Daarbij keek hij zowel naar de technische prestaties als naar de economische impact.
Aanvankelijk overwoog Jonathan een academische loopbaan. Uiteindelijk maakte hij de overstap naar subsidy consulting, waar hij zijn analytische vaardigheden vandaag inzet in uiteenlopende sectoren en technologieën.
Consultancybedrijven ondersteunen organisaties van elke omvang, van multinationals tot jonge startups, met een brede waaier aan diensten. De Big Four staan vooral bekend om audit, tax en legal services, maar hun expertise gaat veel verder dan dat.
Hun rol is om bedrijven te helpen innoveren en competitief te blijven. Dat kan gaan van strategisch advies en operationele optimalisatie tot gespecialiseerde trajecten zoals subsidieaanvragen.
Binnen consultancyorganisaties zoals KPMG werken gespecialiseerde teams met diepgaande kennis van verschillende technologieën. In België werken die teams bijvoorbeeld vaak met platformen zoals Microsoft en Odoo. Ze helpen bedrijven om bestaande oplossingen doordacht te implementeren en begeleiden klanten bij het kiezen van de juiste technologie voor concrete businessuitdagingen.
Consultancybedrijven houden zich doorgaans niet bezig met fundamenteel onderzoek of eigen productontwikkeling. Hun focus ligt op het toepassen van bewezen technologische oplossingen binnen bedrijven en het vertalen daarvan naar praktische meerwaarde.
Het schrijven van subsidieaanvragen gaat binnen consultancy veel verder dan gewoon formulieren invullen. Het proces start met een goed begrip van de klant. Het is cruciaal om te luisteren naar wat het bedrijf van plan is, welke uitdagingen er spelen en hoe subsidies kunnen helpen om die aan te pakken.
Daarna volgt de voorbereiding van de aanvraag zelf. Dat omvat het kiezen van het juiste subsidieprogramma, het verzamelen van de nodige informatie, het schrijven van de aanvraag en het indienen ervan. Ook na de indiening ondersteunen consultants vaak nog bij rapportering en lopende compliance.
Consultancybedrijven werken met organisaties van elke omvang. Kleinere teams en startups hebben vaak rechtstreeks contact met founders. Grotere bedrijven, waaronder multinationals, schakelen consultants meestal in voor specialistische of nichevragen.
Om te bepalen of een bedrijf klaar is voor subsidies, moet je zicht krijgen op de plannen op korte en middellange termijn, meestal voor de komende zes tot vierentwintig maanden. De focus ligt op de belangrijkste uitdagingen en op de vraag of subsidies kunnen helpen om die weg te nemen.
Je kunt natuurlijk ook eerst kijken welke subsidies er bestaan en daarna proberen daar projecten bij te zoeken. Alleen leidt die aanpak er vaak toe dat bedrijven opportuniteiten najagen die buiten hun kernfocus vallen. Voor startups is dat bijzonder riskant, omdat zij hun strategische koers strak moeten bewaken. Grotere bedrijven hebben meestal meer speelruimte, maar voor startups blijft focus essentieel.
Of een bedrijf subsidiegeschikt is, hangt ook af van de context en de noden van de organisatie. Binnen research and development moet een bedrijf zich bijvoorbeeld afvragen of er voor de komende jaren concrete projecten gepland zijn en of externe financiering echt nodig is.
Als een bedrijf recent veel kapitaal heeft opgehaald, kan het zijn dat de tijd en inspanning die een subsidieaanvraag vraagt zwaarder doorwegen dan het mogelijke financiële voordeel.
De relatie tussen innovatie en financiering werkt in twee richtingen.
Bij regionale subsidies is de aanpak meestal company-driven: bedrijven identificeren hun eigen uitdagingen en zoeken vervolgens subsidies die kunnen helpen die te overwinnen. In zulke gevallen komt innovatie dus meestal eerst, en dienen subsidies als ondersteuning van bestaande plannen en projecten.
Bij Europese financiering werkt het vaak omgekeerd. Programma’s van de Europese Commissie bepalen prioritaire thema’s, zoals cybersecurity, defensietechnologie of duurzaamheid, en zetten subsidies in om bedrijven te stimuleren zich op deze strategische doelstellingen te richten.
De uitwerking van een subsidiestrategie start meestal met een eerste reeks gesprekken om de doelstellingen scherp te krijgen. Daarna volgen interactieve workshops of interviews om de gedetailleerde informatie te verzamelen die nodig is voor een sterke aanvraag.
Het eerste gesprek draait meestal om een algemeen beeld van het bedrijf: de oorsprong, de doelstellingen en de marktcontext.
Daarna volgen meer diepgaande gesprekken over specifieke onderdelen van de organisatie. Eén sessie gaat in op de commerciële kant, zoals pricing, marktstrategie en salesaanpak. Een andere sessie focust op de technische kant: wat het bedrijf precies wil ontwikkelen en hoe het dat wil aanpakken.
Na deze gesprekken begint het subsidieteam aan het voorstel. Tijdens die fase krijgt het bedrijf meestal tussentijdse updates.
Wanneer een eerste versie voor ongeveer 90 tot 95 procent klaar is, nemen founders het document grondig door en geven ze feedback op inhoud, accenten en formulering. Zo wordt verzekerd dat het einddocument de visie en strategie van het bedrijf correct weerspiegelt.
In totaal ligt de tijdsinvestering van founders meestal rond de twintig uur. Consultancybedrijven investeren daarachter vaak een veelvoud van die tijd om tot een indieningsklaar dossier te komen.
Voor standaard ontwikkelprojecten duurt de schrijffase gemiddeld ongeveer drie maanden. Daar komt nog een evaluatiefase van vergelijkbare duur bovenop. Van begin tot eind neemt het volledige traject daardoor meestal vijf tot zes maanden in beslag.
Werken met ervaren consultants verhoogt de slaagkans aanzienlijk. Wanneer projecten op basis van een success fee worden begeleid, waarbij de vergoeding afhangt van goedkeuring, lopen de succespercentages vaak op tot 95 procent.
Bedrijven die subsidieaanvragen zelf schrijven, kampen vaak met langere doorlooptijden, soms tot negen maanden, en lagere kansen op goedkeuring.
Succesvolle subsidieprojecten combineren vaak innovatieve ideeën met de juiste mix van expertise en uitvoeringskracht. Voorbeelden zijn onder meer:
Elk van deze projecten bevatte een sterk innovatief element, maar het succes hing evenzeer af van het vermogen van founders om het idee naar de markt te brengen.
Subsidies werken het best wanneer het projectteam over de juiste expertise en connecties beschikt. Een project rond robotchirurgie vraagt bijvoorbeeld niet alleen IT-kennis, maar ook toegang tot medische expertise en ziekenhuisnetwerken.
Niet elk project dat op het eerste gezicht veelbelovend lijkt, wordt ook effectief een succes. Ervaren subsidieconsultants voelen vaak snel aan of een bedrijf het probleem echt begrijpt, of gewoon een aantrekkelijk idee nastreeft zonder de volledige context te kennen. In vroege gesprekken wordt meestal al duidelijk of het team het probleem bij potentiële klanten heeft gevalideerd en of de juiste expertise aanwezig is.
Consultants stellen gedetailleerde en soms kritische vragen om het bedrijf en het project echt te doorgronden. Vertrouwen opbouwen is daarbij essentieel. Founders moeten zich comfortabel voelen om gevoelige informatie te delen en diepgaande vragen te beantwoorden.
Ook tijdens de evaluatie speelt die menselijke factor mee. Bedrijven die hun project aan beoordelaars voorstellen, moeten overtuigend kunnen communiceren, zeker bij risicovollere Europese subsidies waar pitchvaardigheden vaak doorslaggevend zijn.
Volgens Jonathan hebben bedrijven die structureel subsidies binnenhalen en daar ook echt resultaat uit halen meestal vier dingen gemeen:
Op het eerste gezicht lijkt het schrijven van subsidieaanvragen misschien iets dat iedereen met een vlotte pen kan doen. In de praktijk gelden er echter heel specifieke regels en verwachtingen, en dat vraagt om een gespecialiseerde aanpak.
Subsidietrajecten gaan gepaard met complexe regelgeving, duidelijke criteria en vaak ook genuanceerde verwachtingen. Ervaren consultants kennen die spelregels, weten hoe ze efficiënt met open vragen moeten omgaan en bieden begeleiding op basis van dagelijkse praktijkervaring.
Daarnaast kost het schrijven van een sterke subsidieaanvraag veel tijd. Door dat uit te besteden, kunnen founders zich blijven focussen op hun kernactiviteiten.
Volgens Jonathan wordt een sterk team in dit domein altijd versterkt door nieuwsgierigheid en een probleemoplossende mindset. Experts komen vaak uit uiteenlopende achtergronden, zoals technologie, economie, business en andere vakgebieden.
Een sterke subsidieaanvraag schrijven betekent complexe concepten analyseren en vertalen naar begrijpelijke inhoud voor een bredere doelgroep. Schrijfvaardigheid is belangrijk, maar ook het vermogen om snel nieuwe onderwerpen te doorgronden. Daarnaast zijn inzicht in de economische kant van een project en het opbouwen van een overtuigende businesscase onmisbaar.
Veel teamleden komen uit de academische wereld. Toch verschilt dit werk sterk van klassiek academisch schrijven. Het draait hier om het vertalen van technische ideeën naar een verhaal dat beoordelaars overtuigt.
AI is uitgegroeid tot een praktisch hulpmiddel binnen het proces van subsidieaanvragen, maar het is geen vervanging voor menselijke expertise. Het helpt workflows te stroomlijnen en de efficiëntie te verhogen, zodat consultants sneller sterke voorstellen kunnen uitwerken zonder aan kwaliteit in te boeten.
Vandaag wordt AI vooral ingezet als ondersteuning binnen het proces. Het helpt om informatie te structureren, kerndoelstellingen scherp te krijgen en technische uitdagingen te analyseren. AI genereert dus niet zomaar tekst voor subsidieaanvragen. Het kan ook dienen als sparringpartner bij het afbakenen van problemen en het aanscherpen van de verhaallijn van een dossier.
Jonathan benadrukte dat AI-gegenereerde eerste versies binnen hun organisatie nooit zonder review worden gebruikt. Elk stuk wordt herschreven en verfijnd door het team. In de meeste gevallen kijkt minstens een tweede teamlid nog mee naar elk voorstel.
De versnelling van het schrijfproces is trouwens niet de enige toepassing van AI in dit domein.
De voorbije jaren brengen steeds meer klanten zelf AI-gegenereerde documentatie mee. Sommige van die stukken vormen een bruikbaar vertrekpunt, maar vaak missen ze de specificiteit en helderheid die nodig zijn voor een sterke aanvraag.
Daardoor verlopen eerste gesprekken soms minder efficiënt, omdat het team extra tijd moet investeren om precies te achterhalen wat er nu echt gepland is.
Er zijn ook situaties waarin AI-gegenereerde inhoud een project verkeerd voorstelt. Een klant kan bijvoorbeeld een tekst aanleveren met functionaliteiten of doelstellingen die door AI zijn gesuggereerd, maar die niet overeenkomen met de werkelijke intenties van het bedrijf.
Ook bij AI-gegenereerde content blijft menselijk oordeel essentieel. Consultants kunnen vaak herkennen wanneer een document sterk door AI is beïnvloed. Startups schrijven zelden spontaan lange documenten van meerdere pagina’s. Zulke teksten wijzen vaak op AI-ondersteuning.
AI kan nooit het genuanceerde begrip vervangen van de doelstellingen, twijfels en strategische afwegingen van een klant. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de juistheid van de inhoud ligt bij het bedrijf en de founders. Subsidieconsultants vertalen een probleem naar een voorstel, maar blijven sterk afhankelijk van de expertise van de klant, zeker in gespecialiseerde sectoren. Consultants kunnen bijvoorbeeld IT en algemene processen goed begrijpen, maar in sectoren zoals voedselproductie moeten zij vertrouwen op de kennis van founders over de realiteit op de werkvloer.
Dat creëert ook een risico. AI-gegenereerde of door klanten voorbereide content kan subtiele fouten bevatten. Consultants proberen informatie waar mogelijk te verifiëren, maar sommige details kunnen toch door de mazen van het net glippen.
Die uitdaging wordt nog groter bij innovatieve projecten. Net omdat zulke projecten nieuwe problemen aanpakken en er geen precedent bestaat, blijft de haalbaarheid per definitie minder zeker.
AI maakt steeds vaker deel uit van subsidiegerelateerde projecten, maar vormt zelden de kern van de innovatie. Vaak is het vooral een hulpmiddel om een heel concreet probleem op te lossen.
Jonathan merkt op dat de focus de voorbije jaren verschoven is van het zelf bouwen van AI-modellen naar het toepassen van bestaande architecturen in concrete use cases. De echte innovatie zit vaak in hoe bedrijven data structureren en beheren, AI in hun workflows integreren en oplossingen ontwerpen die deze tools op een slimme manier inzetten.
Het AI-model zelf is dus maar één onderdeel van een breder systeem.
Tegelijk blijft gelden dat bedrijven, ook wanneer AI meer taken automatiseert, nog altijd gekwalificeerde mensen nodig hebben om modellen op te volgen, datakwaliteit te bewaken en tussen te komen wanneer er iets fout loopt.
Toekomstige AI-gedreven workflows zullen waarschijnlijk bestaan uit een combinatie van automatisering en human-in-the-loop-systemen. Dat zal nieuwe rollen creëren voor mensen die AI-uitkomsten beoordelen, beheren en interpreteren.
Innovatie leeft vandaag in zowat elke sector, van medische technologie en biosciences tot food, logistiek en manufacturing. Volgens Jonathan lijkt geen enkele sector echt te vertragen, en versnelt de instroom van AI-gedreven oplossingen dat tempo alleen maar verder.
Nieuwe problemen en nieuwe kansen vormen een vruchtbare bodem voor startups en gevestigde bedrijven. We zien voortdurend nieuwe uitdagingen ontstaan, en dus ook nieuwe rollen, producten en projecten.
Benieuwd naar meer? Luister dan zeker naar nieuwe inzichten van experten uit de sector. Mis de volgende afleveringen van de Innovantage-podcast niet, waarin we innovatie en de trends die de toekomst van technologie en het bedrijfsleven vormgeven verder verkennen.
Nee. Hoewel er een duidelijke administratieve component is, draait succesvolle grant writing in de eerste plaats om positionering en uitvoering. Het vraagt om het afstemmen van de doelstellingen van uw bedrijf op de juiste subsidieprogramma’s en het overtuigend aantonen van marktrelevantie.
Subsidiegereedheid wordt bepaald door uw plannen voor de komende zes tot vierentwintig maanden. U bent waarschijnlijk klaar als u concrete R&D-uitdagingen heeft en een heldere strategische richting volgt. Heeft u recent veel kapitaal opgehaald, dan kan de tijdsinvestering van een subsidieaanvraag minder opwegen tegen het financiële voordeel.
Dat is meestal een risicovolle strategie, vooral voor startups. Subsidies najagen buiten uw kernfocus kan u van uw beoogde traject afbrengen. In de meeste gevallen is het beter om uw innovatie leidend te laten zijn in de zoektocht naar financiering.
Het volledige proces duurt meestal vijf tot zes maanden. Dat omvat ongeveer drie maanden voor het schrijven van de aanvraag en nog eens ongeveer drie maanden voor de evaluatie.
Hoewel een consultancybedrijf achter de schermen vaak honderden uren investeert, ligt de tijdsinvestering voor een founder meestal rond de 20 uur. Die tijd gaat vooral naar diepgaande gesprekken over commerciële en technische aspecten en het reviewen van de eindversie.
Regionale subsidies: meestal company-driven. U identificeert een uitdaging en zoekt financiering die uw bestaande plan ondersteunt.
Europese subsidies: meestal missiegedreven. De Europese Commissie bepaalt prioritaire domeinen, zoals cybersecurity of duurzaamheid, en uw project moet daarop aansluiten.
Subsidietrajecten kennen complexe regels en verfijnde criteria. Consultants brengen gespecialiseerde kennis en dagelijkse praktijkervaring mee, wat de slaagkans aanzienlijk verhoogt. Zelf doen leidt vaak tot langere doorlooptijden en een lagere kans op goedkeuring.
Ja, maar als procestool, niet als vervanging van mensen. AI helpt bij het structureren van informatie, het identificeren van doelstellingen en het analyseren van uitdagingen. Toch moeten menselijke experts elke draft reviewen en verfijnen om specificiteit, helderheid en juistheid te garanderen.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.webp)
.webp)
.webp)
%20(1).webp)