HubSpot to Pipedrive data migration: How to Preserve Conversation History When Migrating HubSpot to Pipedrive

Een HubSpot naar Pipedrive datamigratie is meestal gericht op het verplaatsen van contacten en deals. Maar het echte risico voor Benelux verkoopteams is het verlies van de conversatiegeschiedenis die verklaart wat er daadwerkelijk in de pijplijn is gebeurd: e-mails, telefoongesprekken, meetings, notities en de bijgevoegde bestanden. Wanneer die geschiedenis ontbreekt of niet meer correct gelinkt is, worden operationele rapportagedashboards onbetrouwbaar. Trends breken af op de migratiedatum, rapportages over reactietijden worden betekenisloos, en analyses van de verkoopcyclus zien er plotseling beter of slechter uit om de verkeerde redenen.

Waarom conversatiegeschiedenis belangrijk is voor operationele rapportagedashboards in de Benelux

Conversatiegeschiedenis is belangrijk omdat de meeste operationele dashboards zijn gebouwd op activiteitendata en tijdstempels. Als je de tijd-tot-eerste-reactie, het aantal touchpoints per fase, de snelheid per fase of de kwaliteit van overdrachten tussen SDR's en Account Executives in Nederland en België volgt, ben je aangewezen op een duidelijk spoor van activiteiten die aan de juiste personen, organisaties en deals zijn gekoppeld. Zodra die links weg zijn, verlies je niet alleen de context voor het team. Je verliest ook het vermogen om nauwkeurig te rapporteren en beslissingen te nemen op basis van echte prestaties.

Het risico: wat er verloren gaat bij de overstap van HubSpot naar Pipedrive

De grootste fout die bedrijven maken bij de overstap van HubSpot naar Pipedrive, is het behandelen van conversatiegeschiedenis als een 'nice-to-have'. In de praktijk is het het lastigste onderdeel om te migreren omdat het niet alleen om data gaat, maar om data met relaties. Een enkele e-mail moet mogelijk verschijnen op een contactrecord én een dealrecord. Een meeting kan meerdere contactpersonen betreffen. Een notitie kan een bijlage hebben die later toegankelijk moet blijven. Als je alleen de kernrecords via CSV exporteert en in Pipedrive importeert, kun je eindigen met een CRM dat op het eerste gezicht compleet lijkt, terwijl de tijdlijn van het werk verdwenen of verbroken is.

Stap 1 – Bepaal de scope van de migratie: welke gesprekken moeten de overstap overleven?

Begin met het definiëren van wat je daadwerkelijk moet bewaren. Alles voor altijd bewaren klinkt veilig, maar het leidt vaak tot kosten en complexiteit zonder dat de rapportage verbetert. Een praktische aanpak is om te beslissen welke activiteitstypen bewaard moeten blijven—e-mails, telefoongesprekken, meetings, taken, notities—en welk tijdsvenster nodig is om dashboards en managementrapportages consistent te houden. Voor veel Benelux MKB-bedrijven is het volledig intact houden van de laatste 12–24 maanden voldoende om het operationele beeld te behouden, terwijl oudere geschiedenis indien nodig extern gearchiveerd kan worden.

Stap 2 – Ruim HubSpot-associaties op voordat je aan de data komt

Voordat je iets exporteert, repareer je gebroken links en rommelige associaties in HubSpot. Conversatiegeschiedenis blijft alleen betekenisvol als deze aan de juiste objecten gekoppeld blijft. Gedupliceerde contacten, deals die aan het verkeerde bedrijf gelinkt zijn, en activiteiten die alleen op een contactpersoon en niet op de deal zijn geregistreerd, zijn veelvoorkomende problemen. Als je die rommel zo overzet, importeer je verwarring in Pipedrive en kun je later geen accurate tijdlijnen meer reconstrueren.

Stap 3 – API vs CSV: Kies de juiste exportmethode voor een betrouwbare geschiedenis

CSV-exports zijn nuttig voor statische CRM-objecten zoals contacten, bedrijven en deals. Maar voor conversatiegeschiedenis is vaak API-gebaseerde extractie nodig om deze compleet en betrouwbaar gelinkt te krijgen. Als je e-mail- en activiteitentijdlijnen wilt behouden, heb je een export nodig die de activiteiteninhoud, tijdstempels en de associaties vastlegt die elke activiteit koppelen aan het juiste contact, de juiste deal en het juiste bedrijf. Dit is het punt waarop veel migraties stilletjes nauwkeurigheid verliezen, omdat de exportmethode simpelweg niet alle relaties bevat die je nodig hebt om het verhaal weer op te bouwen.

Stap 4 – Bouw een staginglaag: één plek om deals, contacten en activiteiten te reconstrueren

Zodra je de data uit HubSpot hebt, behandel je de migratie als een engineeringproject, niet als een bestandsupload. De veiligste aanpak is een staginglaag: één plek waar je de ruwe exports opslaat, ze normaliseert in een consistente structuur (personen, organisaties, deals, activiteiten, bestanden) en mapping bouwt tussen HubSpot-ID's en de nieuwe Pipedrive-ID's. Die mapping maakt het mogelijk om conversatiegeschiedenis in Pipedrive te importeren en toch elke e-mail, telefoongesprek, meeting of notitie aan de juiste deal en de juiste persoon te koppelen.

Stap 5 – Importeer in Pipedrive met volledige links: Deals, Personen, Organisaties en Activiteiten

Importeren in Pipedrive moet een eenvoudige logica volgen: creëer eerst de objecten, en breng daarna de tijdlijn binnen. Organisaties en personen komen eerst, dan deals die aan hen gelinkt zijn, en pas daarna activiteiten en notities, zodat de links correct kunnen worden aangemaakt. Als je activiteiten te vroeg importeert, verlies je de koppelingen of moet je na de livegang tijd besteden om ze handmatig te repareren.

Stap 6 – Vergeet bestanden en bijlagen niet: Contracten, voorstellen en belangrijke documenten

Bestanden en bijlagen verdienen speciale aandacht. Contracten, voorstellen en belangrijke documenten zijn vaak als bijlage toegevoegd in CRM-tijdlijnen in plaats van opgeslagen in een apart documentsysteem. Als je deze vergeet, zal je team dit direct na de livegang merken, vooral wanneer ze een ondertekende overeenkomst moeten raadplegen, moeten bevestigen welke versie van een voorstel is verstuurd, of belangrijke details in een overdracht moeten controleren.

Stap 7 – Kwaliteitscontrole: Hoe je bewijst dat je verkoopgeschiedenis intact is

Kwaliteitscontrole is waar je bewijst dat de migratie geslaagd is. Verlaat je niet op een paar steekproeven. Vergelijk het aantal activiteiten voor een steekproef van deals, verifieer dat activiteiten in de juiste tijdlijnen verschijnen en controleer of de rapportage zich nog steeds zoals verwacht gedraagt. Als je dashboard eerder de gemiddelde tijd-tot-eerste-reactie of gemiddelde faseduur toonde, dan zouden die getallen niet plotseling moeten veranderen door de migratie. Als dat wel zo is, zijn de data dan misschien wel aanwezig, maar zijn de links of tijdstempels niet zo bewaard dat je rapportage ze kan gebruiken.

Hoe bewaarde conversatiegeschiedenis operationele rapportagedashboards in de Benelux versterkt

Wanneer conversatiegeschiedenis correct gemigreerd en gelinkt is, blijven Benelux operationele dashboards betrouwbaar. Je behoudt continuïteit in trendrapportages, kan pijplijnsnelheid en conversie per segment analyseren, en SLA's en teamprestaties volgen zonder de 'migratiekloof' die jaar-op-jaar vergelijkingen onmogelijk maakt. Belangrijker nog: je verkoopteam behoudt de context die ze nodig hebben om deals te beheren en accounts soepel over te dragen.

Hoe Sigli kan helpen: Een praktische HubSpot → Pipedrive migratie-checklist voor Benelux MKB

Sigli kan je helpen bij het uitvoeren van een HubSpot naar Pipedrive datamigratie waarbij rapportagecontinuïteit een primaire eis is, geen bijzaak. In de praktijk betekent dat: het bepalen van de scope van de relevante geschiedenis, het opruimen van HubSpot-associaties vóór extractie, het kiezen van de juiste exportmethode voor activiteiten, het gebruik van een staginglaag om links te reconstrueren, het in de juiste volgorde importeren in Pipedrive en het valideren van het resultaat met meetbare QA-checks gekoppeld aan je dashboards. Als je team voor pijplijnbeheer in de Benelux afhankelijk is van operationele rapportages, dan is het bewaren van conversatiegeschiedenis geen optie. Het is het verschil tussen een soepele overgang en een CRM-reset.